Zapytanie ofertowe nr: DMiP/SPP-audyt/01/2011

w postępowaniu prowadzonym zgodnie z Wytycznymi programowymi IZ RPO WD z dnia 9 września 2008 r. w zakresie ogólnych zasad udzielania zamówień i wyboru wykonawców w transakcjach nie objętych przepisami ustawy Prawo Zamówień Publicznych w projektach realizowanych w ramach Priorytetów 1-9 Regionalnego Programu Operacyjnego dla Województwa Dolnośląskiego na lata 2007 - 2013 (z późn. zm.)

na:

usługę audytu zewnętrznego projektu pod nazwą „Budowa Parku Przemysłowego w Świdnicy" realizowanego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego dla Województwa Dolnośląskiego na lata 2007-2013 współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz budżetu państwa, przeprowadzonego zgodnie z wytycznymi programowymi Instytucji Zarządzającej RPO WD w zakresie ogólnych zasad przeprowadzania audytu zewnętrznego projektu w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego dla Województwa Dolnośląskiego na lata 2007-2013

1. Nazwa i adres Beneficjenta oraz miejsce przechowywania dokumentacji dotyczącej projektu:

1. Beneficjent:

INVEST-PARK DEVELOPMENT sp. z o.o.

ul. Uczniowska 21, 58-306 Wałbrzych,

województwo dolnośląskie,

tel. (+48) 74 646 25 70,

fax. (+48) 74 646 25 74.

www.ipdevelopment.pl

2. Miejsce przechowywania dokumentacji dotyczącej projektu:

ul. Uczniowska 21, 58-306 Wałbrzych,

przybliżona ilość dokumentacji źródłowej: ok. 7 segregatorów

2. Tytuł, numer projektu i ogólna charakterystyka projektu (krótki opis projektu)

1. Tytuł projektu: „Budowa Parku Przemysłowego w Świdnicy"

2. Numer projektu: RPDS.01.04.00-02-010/10

3. Tytuł, numer i data zawarcia umowy o dofinansowanie (oraz aneksów)

a) Umowa o dofinansowanie projektu „Budowa Parku Przemysłowego w Świdnicy" nr UDA-RPDS.01.04.00-02-010/10-00 z dnia 16.11.2010 r.

b) Aneks nr UDA-RPDS.01.04.00-02-010/10-01 do umowy o dofinansowanie projektu „Budowa Parku Przemysłowego w Świdnicy" nr UDA-RPDS.01.04.00-02-010/10-00 z dnia 28.02.2011 r.

c) Aneks nr UDA-RPDS.01.04.00-02-010/10-02 do umowy o dofinansowanie projektu „Budowa Parku Przemysłowego w Świdnicy" nr UDA-RPDS.01.04.00-02-010/10-00 z dnia 15.09.2011 r.

4. Wartość projektu:

a) Całkowita wartość projektu: 10.530.339,98 zł

b) całkowite wydatki kwalifikowalne: 7.991.012,07 zł

c) kwota dofinansowania: 3.196.404,83 zł

5. Okres realizacji wg projektu:

Od 20 stycznia 2010 do 30 grudnia 2011 rok;

6. Krótki opis projektu:

Przedmiotem projektu "Budowa Parku Przemysłowego w Swidnicy" jest budowa obiektów kubaturowych wraz z infrastr. techniczną i zagospod. terenu celem stworzenia Parku Przemysłowego w Świdnicy (SPP) przy ul. Towarowej. Powstała infrastr. zostanie udostępniona przedsiębiorcom. Inwestycja obejmuje:

- budowę jednokondygnacyjnej hali produkcyjno -magazynowej wraz z częścią techniczną

- budowę dwukondygnacyjnego obiektu administracyjno - socjalnego połączonego z halą produkcyjno - magazynową,

- budowę jednokondygnacyjnego budynku technicznego połączonego z halą produkcyjno - magazynową;

- zagospod. terenu:

a. budowę dróg wewnętrzn., placów manewrowych wraz z parkingami dla samochodów osob. i ciężar. b. budowę sieci infrastr. techn. (sieć wod-kan, kanalizacja deszczowa, sieć energ., sieć gazowa)

c. budowę składowiska odpadów

d. ogrodzenie terenu inwestycji

- zagospod. terenów zielonych (przygot. gruntu po siew trawy).

Hala produkcyjno-magazynowa będzie obiektem jednokondygnacyjnym, wykonanym w konstrukcji stalowej (konstrukcja dwunawowa), z lekkimi ścianami osłonowymi i lekkim dachem. Budynek administracyjno - socjalny będzie dwukondygnacyjnym obiektem połączonym z halą produkcyjno-magazynową. Budynek wykonany w konstrukcji murowanej z betonowym stropem. Budynek techniczny to jednokondygnacyjny obiekt, który będzie połączony halą produkcyjno-magazynową. Wykonany w konstrukcji murowanej. Ogółem powierzchnia użytkowa obiektów- 5168,55 m2. Długość wybudowanych dróg wewnętrzn.- 609,2 m. Realizacja projektu w przyjętej technologii i zakresie jest najbardziej optymalnym rozwiązaniem. Rozwiązania techniczne przedmiotowej inwestycji zapewniają możliwość długookresowego funkcjon. infrastruktury. Założenia projektowe są dostosowane do potrzeb odbiorców projektu. Beneficjentem, inwestorem i Operatorem projektu jest „INVEST-PARK DEVELOPMENT" Sp. z o.o. Spółka spełnia definicje Instytucji Otoczenia Biznesu. Beneficjent jest dużym przedsiębiorcą, prowadzącym działalność służącą tworzeniu korzystnych warunków dla rozwoju przedsiębiorczości i przeznaczającym zysk na cele statutowe. Projekt jest objęty pomocą publiczną, a wsparcie zostanie udzielone na realizacje nowej inwestycji służącej tworzeniu korzystnych warunków dla rozwoju przedsiębiorczości. Z punktu widzenia projektu, nowa inwestycja dotyczy rozbudowy istniejącego przedsiębiorstwa. Powstanie SPP, który zgodnie z definicja RPO WD, będzie zespołem wyodrębnionych projektowo, organizacyjnie i własnościowo nieruchomości i gruntów, stwarzających możliwość prowadzenia działalności gospodarczej przedsiębiorcom, w szczególności MSP. Beneficjent rozszerzy więc zakres swojej działalności. Realizatorem projektu będzie Wnioskodawca, posiadający niezbędne zaplecze techniczne i organizacyjne do realizacji projektu. Zostanie bezpośr. utworzone 1 nowe miejsce pracy, po powstaniu SPP zostanie zatrudniona 1 os. na stanowisku konserwatora. Będzie odpowiedzialna za wykonywanie drobnych napraw, częściowo prace porządkowe (m.in. odśnieżanie, koszenie trawników) oraz za nadzór nad wybudowanym obiektem. Projekt spełnia preferencje -zlokalizowane na terenach o wys. bezrobociu (tak) oraz na obszarach wsparcia wskazanych w ramach priorytetu IX RPO „Miasta"(nie); GUS w XI 2009 r, stopa bezrobocia w pow. świdnickim - 13,2%,12,1%, woj. dolnośląskie. W SPP będą firmy, które stworzą nowe miejsca pracy, co wpłynie na zmniejszenie bezrobocia. -wykorzystujące infrastrukturę techniczna pozostała po restrukturyzowanych lub likwidowanych przedsiębiorstwach. Teren budowy SPP jest pozostałością po działających w lat. 60-tych zakładach przemysłow.

3. Termin przeprowadzenia audytu zewnętrznego projektu:

Audyt zewnętrzny projektu powinien zostać przeprowadzony do dnia 12 grudnia 2011 r., natomiast sprawozdanie z audytu zewnętrznego wraz z opinią do dnia 21 grudnia 2011 r.

4. Sposób i zakres przeprowadzanego audytu zewnętrznego projektu:

1. Audyt zewnętrzny projektu musi być zgodny z wytycznymi programowymi Instytucji Zarządzającej RPO WD w zakresie ogólnych zasad przeprowadzania audytu zewnętrznego projektu w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego dla Województwa Dolnośląskiego na lata 2007-2013 (załącznik do uchwały nr 4197/III/10 Zarządu Województwa Dolnośląskiego z dnia 13.04.2010 r.), zwane dalej „Wytyczne". Wytyczne stanowią załącznik do niniejszego zapytania ofertowego. Audyt powinien obejmować przede wszystkim analizę dokumentacji oraz stosowanych procedur kontroli wewnętrznej beneficjenta w odniesieniu do przekazywania i rozliczania otrzymanych środków finansowych w ramach projektu, procedur akceptacji wydatków kwalifikowalnych w zakresie ich zasadności i odpowiedniego udokumentowania oraz monitorowania realizacji projektu, ze szczególnym uwzględnieniem realizacji przejętych celów projektu i realizacji postanowień umowy o dofinansowanie projektu.

2. Zakres przeprowadzanego audytu zewnętrznego powinien obejmować następujące obszary:

a) audyt procedur (organizacja beneficjenta, procedury wewnętrzne i system kontroli wewnętrznej);

b) audyt finansowo-księgowy projektu;

c) audyt rzeczowej realizacji projektu.

3. Minimalny zakres audytu zewnętrznego projektu został określony w Wytycznych w punkcie VII.

4. Kwota wydatków podlegających audytowi zewnętrznemu projektu:

a) całkowita kwota wydatków: 9.362.162,89 zł

b) kwota wydatków kwalifikowalnych 7.191.910,86 zł

5. Okres podlegający audytowi zewnętrznemu

od stycznia 2010 r. do października 2011 r.

6. Rodzaj, ilość i wartość wniosków beneficjenta o płatność podlegających audytowi zewnętrznemu projektu:

a) 3 wnioski beneficjenta o płatność pełniące wyłącznie funkcję sprawozdawczą,

b) 1 wniosek beneficjenta o płatność pośrednią: całkowita kwota wydatków objętych wnioskiem: 1.721.516,42 zł, w tym kwota wydatków kwalifikowalnych objętych wnioskiem 1.004.850,00 zł.

7. Wykonawca oraz beneficjent, podczas przeprowadzanego audytu zewnętrznego projektu, są zobowiązani do przestrzegania Wytycznych.

8. Zakres opinii i sprawozdania z audytu zewnętrznego projektu:

Po przeprowadzeniu audytu zewnętrznego projektu, audytorzy zewnętrzni zobowiązani są do przygotowania sprawozdania z audytu zewnętrznego projektu, którego elementem koniecznym jest opinia o projekcie (jednoznaczna ocena, czy realizacja projektu przebiegała zgodnie z prawem, procedurami oraz umową o dofinansowanie i wnioskiem o dofinansowanie projektu, a wydatki poniesione w ramach projektu są kwalifikowalne), sporządzonego w co najmniej dwóch egzemplarzach w formie pisemnej w języku polskim (oraz w formie elektronicznej na płycie CD/DVD). Sprawozdanie musi zawierać minimalny zakres danych określonych w punktach IV, VII i VIII Wytycznych. Rodzaje opinii są określone w punkcie IV Wytycznych.

Egzemplarze sprawozdania z audytu oraz opinie (w tym płyty CD/DVD) należy złożyć w siedzibie beneficjenta.

5. Informacja o przeprowadzonych kontrolach/audytach projektu

Dotychczas nie zostały przeprowadzone żadne kontrole/audyty projektu.

6. Opis warunków, jakie muszą być spełnione przez wykonawców:

1. Audyt zewnętrzny projektu nie może być przeprowadzony przez m. in.

a) audytora wewnętrznego/biegłego rewidenta/księgowego beneficjenta, oraz osobę/podmiot zatrudniający audytora zewnętrznego, który zarazem przygotował, realizuje projekt i uczestniczy w projekcie podlegającemu audytowi zewnętrznemu lub

b) inną osobę wykonującą czynności dotyczące projektu na rzecz beneficjenta.

2. Beneficjent wymaga od Wykonawcy dysponowania zespołem składającym się co najmniej z 2 osób, które będą uczestniczyły w przeprowadzeniu audytu zewnętrznego projektu, przy czym każda z osób wchodzących w skład zespołu ma obowiązek spełniać odpowiednio niżej wymienione wymogi.

3. W skład (co najmniej dwuosobowego) zespołu przeprowadzającego audyt zewnętrzny projektu powinna wchodzić:

a) zawsze co najmniej jedna osoba posiadająca uprawnienia audytora wewnętrznego oraz co najmniej jedna osoba posiadająca uprawnienia biegłego rewidenta, przy czym nie dopuszcza się, aby w przypadku dwuosobowego zespołu wchodziły wyłącznie dwie osoby posiadające uprawnienia audytorów wewnętrznych lub dwie osoby posiadające uprawnienia biegłych rewidentów. Osoby te muszą spełniać wymogi określone w załączniku nr 1 do Wytycznych zgodnie ze Sposobem A (odpowiednio punkty 1 do 8)

b) zawsze co najmniej jedna osoba posiadająca uprawnienia audytora wewnętrznego lub biegłego rewidenta (spełniająca wymogi określone w załączniku nr 1 Wytycznych w Sposobie A) oraz osoba spełniająca wymogi określone w załączniku nr 1 Wytycznych w Sposobie B, przy czym nie dopuszcza się, aby w przypadku dwuosobowego zespołu wchodziły wyłącznie dwie osoby spełniające wymogi określone w załączniku nr 1 Wytycznych w Sposobie B.

4. Beneficjent wymaga, aby zarówno Wykonawca składający ofertę jak i każda z osób wchodzących w skład zespołu przeprowadzające audyt zewnętrzny projektu mają obowiązek spełnić warunek bezstronności i niezależności w stosunku do beneficjenta. Bezstronność i niezależność nie jest zachowana w przypadkach określonych w Wytycznych w punkcie V.

5. Beneficjent wymaga, aby zarówno Wykonawca składający ofertę jak i każda z osób wchodzących w skład zespołu przeprowadzające audyt zewnętrzny projektu spełniali inne wymogi formalne określone w Wytycznych w punkcie V, których spełnienie potwierdzone jest oświadczeniem zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 4 do Wytycznych.

7. Informacja o oświadczeniach i dokumentach, jakie mają dostarczyć wykonawcy w celu potwierdzenia spełnienia warunków udziału w postępowaniu:

Zamawiający wymaga, by każda oferta zawierała minimum następujące dokumenty, które będą stanowiły integralną część oferty:

1. wypełniony i podpisany przez Wykonawcę formularz ofertowy - Załącznik A do niniejszego zapytania ofertowego;

2. aktualny odpis z właściwego rejestru albo aktualne zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub zgłoszenia do ewidencji działalności gospodarczej - wystawione nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert.

3. wykaz osób, które będą wykonywać usługę lub będą uczestniczyć w wykonywaniu usługi wraz z informacjami o ich kwalifikacjach i doświadczeniu zawodowym zgodnie z Załącznikiem B do niniejszego zapytania ofertowego „Potencjał kadrowy".

4. wypełnione i podpisane oświadczenia wykonawcy oraz każdej z osób wchodzącej w skład zespołu przeprowadzającego audyt zewnętrzny projektu w celu potwierdzenia spełniania wymogów określonych w punkcie VI 1. powyżej. Wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 2 do Wytycznych (Oświadczenie nr 1).

5. wypełnione i podpisane oświadczenia wykonawcy oraz każdej z osób wchodzącej w skład zespołu przeprowadzającego audyt zewnętrzny projektu w celu potwierdzenia spełniania wymogów określonych w punkcie VI 4. powyżej. Wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 3 do Wytycznych (Oświadczenie nr 2).

6. wypełnione i podpisane oświadczenia wykonawcy oraz każdej z osób wchodzącej w skład zespołu przeprowadzającego audyt zewnętrzny projektu w celu potwierdzenia spełniania wymogów określonych w punkcie VI 5. powyżej. Wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 4 do Wytycznych (Oświadczenie nr 3).

7. wykaz wykonanych w okresie ostatnich 3 lat przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, usług odpowiadających swoim rodzajem usługom stanowiącym przedmiot zamówienia, z podaniem przedmiotu oraz daty wykonania i odbiorcy, wg Załącznika C do niniejszego zapytania ofertowego „Doświadczenie zawodowe".

8. dla każdej osoby wchodzącej w skład zespołu przeprowadzającego audyt zewnętrzny projektu oświadczenia i dokumenty poświadczające odpowiednie umiejętności, doświadczenie, kwalifikacje, wiedzę i wykształcenie, o których mowa w Załączniku nr 1 (odpowiednio dla Sposobu A lub Sposobu B) do aktualnie obowiązujących "Wytycznych programowych Instytucji Zarządzającej RPO WD w zakresie ogólnych zasad przeprowadzenia audytu zewnętrznego projektu w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego dla Województwa Dolnośląskiego na lata 2007-2013" - publikowanych na stronie internetowej: www.rpo.dolnyslask.pl

9. Beneficjent dokona oceny spełnienia warunków, o których mowa w Załączniku nr 1 do - aktualnie obowiązujących - "Wytycznych programowych Instytucji Zarządzającej RPO WD w zakresie ogólnych zasad przeprowadzenia audytu zewnętrznego projektu w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego dla Województwa Dolnośląskiego na lata 2007-2013" - publikowanych na stronie internetowej: www.rpo.dolnyslask.pl na podstawie przedłożonych dokumentów i oświadczeń załączonych do oferty według formuły : " spełnia-nie spełnia ".

10. Oświadczenia winny być złożone w oryginale, pozostałe dokumenty w oryginale lub kopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę.

8. Osoby po stronie zamawiającego uprawnione do porozumiewania się z wykonawcami:

1. Osobą uprawnioną do kontaktowania się z Wykonawcami i udzielania wyjaśnień dotyczących zapytania ofertowego jest:

Mariusz Fedoruk, tel. 74 646 25 76, email: mariusz.fedoruk@ipdevelopment.pl

Wykonawca może zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienia w godzinach pracy beneficjenta od poniedziałku do piątku w godzinach od 7:30 do 15:00.

9. Miejsce i termin składania i otwarcia ofert:

1. Ofertę należy złożyć w siedzibie beneficjenta w terminie do dnia 30 listopada 2011 r. do godziny 10:00 w formie pisemnej.
2. Beneficjent dokona otwarcia ofert w dniu 30 listopada 2011 r. o godzinie 10:30 w swojej siedzibie.
3. Otwarcie ofert jest jawne.

10. Kryteria oceny ofert:

1. Przy wyborze oferty Zamawiający kierować się będzie kryteriami zgodnie z pkt. V "Wytycznych programowych Instytucji Zarządzającej RPO WD w zakresie ogólnych zasad przeprowadzania audytu zewnętrznego projektu w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego dla Województwa Dolnośląskiego na lata 2007-2013".
2. Podstawowym kryterium wyboru oceny będzie cena oraz termin wykonania.
3. Ponadto beneficjent przy dokonywaniu wyboru wykonawcy będzie się kierował elementarnymi zasadami obowiązującymi na wspólnotowym jednolitym rynku europejskim, m.in.:

- zasadą przejrzystości i jawności prowadzonego postępowania,

- zasadą ochrony uczciwej konkurencji,

- zasadą swobody przepływu kapitału, towarów, dóbr i usług,

- zasadą niedyskryminacji i równego traktowania wykonawców na rynku

11. Opis sposobu obliczania ceny:

1. Podana w ofercie cena ofertowa musi obejmować wszelkie koszty jakie poniesie Wykonawca związane z wykonaniem usługi z tytułu należnej oraz zgodnej z obowiązującymi przepisami realizacji usługi.
2. Cena ofertowa jest to wynagrodzenie ryczałtowe za wykonanie usługi w określonym terminie wraz z podatkiem VAT.
3. Cenę ofertową należy podać w walucie polskiej PLN.
4. W ofercie należy podać cenę netto i brutto za wykonanie usługi w określonym terminie.
5. Każdy Wykonawca może podać tylko jedną cenę. Oferty z cenami wariantowymi będą odrzucone.

12. Informacje o formalnościach, jakie powinny zostać dopełnione po wyborze oferty w celu zawarcia umowy w sprawie zamówienia:

1. Wykonawca jest związany ofertą 20 dni.
2. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.
3. Informacja o wybranej ofercie zostanie zamieszczona na stronie internetowej: www.ipdevelopment.pl/przetargi
4. Oferty, które wpłyną do siedziby beneficjenta po wyznaczonym terminie składania ofert pozostaną bez rozpatrzenia.
5. Zamawiający zawrze umowę niezwłocznie po przekazaniu zawiadomienia o wyborze oferty.
6. Jeżeli Wykonawca, którego oferta została wybrana, uchyli się od zawarcia umowy, Zamawiający wybierze ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert, bez przeprowadzenia ich ponownej oceny.
7. Z Wykonawcą zostanie zawarta umowa zawierająca postanowienia określone w pkt. VI "Wytycznych programowych Instytucji Zarządzającej RPO WD w zakresie ogólnych zasad przeprowadzenia audytu zewnętrznego projektu w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego dla Województwa Dolnośląskiego na lata 2007-2013".

Załączniki do zapytania ofertowego

1. Załącznik A „Formularz ofertowy"
2. Załącznik B „Potencjał kadrowy"
3. Załącznik C „Doświadczenie zawodowe"
4. Załącznik D Wytyczne programowe Instytucji Zarządzającej RPO WD w zakresie ogólnych zasad przeprowadzenia audytu zewnętrznego projektu w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego dla Województwa Dolnośląskiego na lata 2007-2013.